Investir em Plano de Continuidade de Negócios

É essencial para as empresas reduzirem custos e prevenirem crises

O que fazer quando a empresa não tem um Plano de Continuidade de Negócios?

De acordo com o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), em torno de 700 mil empresas fecharam as portas até o momento, e 50% delas devido à pandemia do Covid-19. Um dos principais motivos é a falta de um planejamento estratégico, mesmo que básico, mas seguido de cuidados e responsabilidades, além de contar com Plano de Continuidade de Negócio (PCN) bem estruturado, com diretrizes e ações para suportar possíveis impactos externos e até mesmo crises econômicas e políticas inesperadas.  Sem estes dois planos, muitas empresas, independente do segmento ou tamanho, acabam gastando além do necessário, desconhecem as próprias dificuldades e esquecem de criar fundos e ações para momentos mais sensíveis como as crises econômicas e políticas.

Falando especificamente do coronavírus, todos foram pegos de surpresa! É difícil encontrar algum PCN – Plano de Continuidade – que tenha previsto uma pandemia de tamanha proporção e impacto na economia mundial, que não poupou nenhum país e nenhuma empresa. Mas quem tinha um PCN desenvolvido com seriedade e uma Avaliação de Riscos muito bem elaborados, poderia ter em seus processos a necessidade do trabalho remoto para algumas posições, imaginando que as tarefas estratégicas poderiam ser realizadas em regime home office.

Outro ponto importante, para quem dispunha de um bom PCN e um Planejamento Estratégico estruturado, era que provavelmente também tinha como processo a liberação do “Fundo de Contingência”, definido como atividade estratégica no PCN e que previa uma conta de investimentos, com recebimento de aportes e remuneração mensal. Desta forma, conseguiu liberar verbas para se manter durante por um determinado período.

É importante que a alta direção tenha em mente duas atividades essenciais para elaborar um PCN: análises de risco (quais as principais ameaças acontecerão em meus negócios?) e de impacto (como elas afetam meus negócios e suas probabilidades?). É imprescindível que estas atividades sejam realizadas por especialistas e muito bem documentadas, com planos de ações, para que possa iniciar o PCN e, por último, o planejamento estratégico para suportar as ações do PCN.

O PCN tem como foco principal a criação de normas e procedimentos padrões, para que, em situações adversas, as empresas possam se recuperar e dar sequência em seus negócios, evitando ao máximo perdas financeiras e impactos ao bem-estar dos seus colaboradores. Embora as dificuldades sempre apareçam, com o PCN em mãos, o processo e as tomadas de decisões ficam mais visíveis, quando a liderança se baseia em processos estruturados, caso contrário, a situação, com certeza, será muito pior.

Não é tão complexo ter um PCN, como muitas empresas acham. Independentemente do tamanho da organização, é possível ter um totalmente estruturado. Afinal, o primeiro passo para o desenvolvimento é entender o contexto da organização, como por exemplo, se ela tem muito bem documentada as atividades e processos ou serviços. Caso não disponha, não há problema, o importante é o profissional entender o contexto organizacional, para que possa ser desenvolvido um PCN baseado em atividade ou serviço, menos complexo e muito funcional.

É bom lembrar que os processos sempre precisam de revisões periódicas. Talvez sejam necessárias novas estratégias e novos planos de ação, com o objetivo de recuperar o mais breve possível qualquer falha ou eventuais cenários que possam desestabilizar as atividades. O interessante é resgatar a rentabilidade com menor custo, maior produtividade com segurança, principalmente, com a saúde de todos os envolvidos, além de investir em segurança em inovações tecnológicas para proteger o negócio.

É relevante lembrar que no Brasil há também um outro tipo de “vírus” que vem importunando muito, são os ataques cibernéticos, que batem recordes todos os anos e cresceram mais de 80% em 2019. A segurança tecnológica no Brasil é muito vulnerável. Exatamente por não existir um ambiente virtual 100% seguro, as empresas têm aumentado o foco em se preparar para eventos que causam impactos de alta criticidade e adotado Planos de Continuidade de Negócios cada vez mais conectado com a Política de Segurança e Cibernética. Estes processos podem reduzir e muito os prejuízos da empresa em casos de invasão.

Seja física ou virtual, as ameaças devem ser mapeadas e analisadas com um perfeito entendimento dos impactos aos negócios. A continuidade nunca esteve tão em pauta como nos dias de hoje.

Carlos Macedo, executivo de Gestão de Riscos e de Tecnologia da innovativa Executivo Associados.