Por quanto tempo é necessário guardar comprovantes de contas pagas?

Dependendo do tipo do documento, não é preciso mantê-los guardados por muitos anos, como faz boa parte dos consumidores

14 de junho de 2019 – Após o recebimento da declaração anual de quitação de débito de diversos serviços, o consumidor pode organizar seu arquivo com os comprovantes de contas pagas uma vez ao ano, descartando todas aqueles que não têm mais utilidade e mantendo as que ainda podem ser usadas de alguma forma. Para ajudar nessa organização, a Boa Vista explica por quanto tempo é recomendado guardar cada tipo de conta e recibo.

Contas de consumo
As de água, energia elétrica, gás, telefone podem ser descartadas a partir do momento em que a empresa encaminhar a declaração anual de quitação de débitos, o que deve ocorrer até maio de cada ano, conforme a Lei Federal 12.007/09 e a Lei Estadual 13.552/2009 (do Estado de São Paulo). A concessionária pode emitir essa declaração de quitação de débitos na própria fatura ou enviar documento específico.

Em casos como esses, é importante verificar as faturas entre janeiro e maio para ver se há a informação “as faturas de consumo vencidas no ano X foram quitadas”. Uma vez recebida a declaração referente ao ano anterior, somente esta precisa ficar guardada pelo tempo determinado em lei. As contas mensais podem ser descartadas.

O consumidor deve saber que quitação anual só registra o que realmente foi pago. Se alguma conta fica em aberto no ano anterior, a empresa só dará a declaração referente aos meses pagos. Algumas empresas colocam na declaração a menção de vários anos de contas quitadas. Daí, é possível descartar, inclusive, a declaração do ano anterior.

E quando não receber a declaração?
O consumidor que não receber a declaração anual de quitação de débitos deverá solicitá-la por escrito ao fornecedor e guardar cópia do pedido com protocolo (que pode ser via Aviso de Recebimento dos Correios ou por e-mail, desde que a empresa responda).

Quais os prazos para guardar os comprovantes?

Por 1 ano
• Seguro de veículos, pessoal ou residencial um ano após o fim da vigência da apólice. O mesmo tempo vale para a proposta de seguro e a própria apólice.

Por 2 anos
• Pagamento de multas de trânsito.

Por 3 anos
• Recibos de pagamento de aluguel (anteriores a 11/01/1993 devem ser guardados por 20 anos conforme o Código Civil de 1916);
• Fatura do cartão de crédito.

Por 5 anos
• Declaração anual de quitação de débitos;
• TV por assinatura
• Condomínio (recomenda-se que o inquilino mantenha pelo período em que residir no imóvel);
• Recibos de consórcio (recomenda-se mantê-los até o encerramento do grupo);
• Mensalidades escolares e cursos livres;
• Declarações de Imposto de Renda de Pessoa Física (incluindo os comprovantes de entrega da declaração e todos os documentos que foram declarados);
• Pagamentos do IPTU;
• Pagamentos do IPVA;
• Documentos de venda de veículos;
• Extratos bancários.

Outros prazos
• O contrato de aluguel só pode ser descartado três anos após a devolução das chaves do imóvel e do recebimento do termo de extinção de aluguel;
• Os comprovantes de pagamento das parcelas da compra do imóvel financiado devem permanecer arquivados até que seja feito o registro da escritura no Cartório de Registros de Imóveis;
• Notas fiscais de compra de bens duráveis devem ser guardadas enquanto tiver o produto para cobertura em garantia de defeito e comprovação da existência do bem em caso de sinistro se houver seguro residencial (ou qualquer outro que cubra esses bens).

Arquivo online
Pode-se fazer um arquivo virtual para guardar estes documentos, escaneando ou tirando fotos um por um. Assim, o consumidor economiza espaço em sua casa e evita o acúmulo de contas antigas.

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