Planejamento financeiro para escolas em 2024: como alcançar uma gestão de sucesso
Com a chegada de um novo ano, novas metas são traçadas. E os objetivos não são estabelecidos apenas por pessoas físicas, mas as instituições também precisam desse planejamento. Em cenário desafiador para as instituições de ensino, a gestão financeira torna-se fundamental para reduzir desgastes administrativos e começar o ano longe do vermelho.
O isaac, empresa que assegura mensalidades e oferece soluções para a gestão financeira de escolas, separou dicas que vão organizar as finanças da sua escola de forma prática e eficaz. Assim, a organização da escola fica mais fluida, sem dores de cabeça e estresse. Confira:
1. Organize o fluxo de caixa
Ao longo do mês, a entrada de capital não acontece nos mesmos dias e no mesmo ritmo em que as contas chegam. Por isso, gerir o fluxo de caixa com precisão faz toda a diferença para garantir o melhor resultado sem preocupações e estresse. É crucial lembrar de salários, aluguéis, segurança, internet, limpeza e manutenção. Também entram na lista a aquisição de materiais de escritório e um valor para emergências, podendo ser calculado para períodos mais longos.
2. Diferencie os tipos de gastos
Existem os gastos, os custos e as perdas. As diferenças entre eles são um tanto sutis, mas decisivas para a qualidade da gestão financeira de uma escola. Os gastos envolvem a manutenção da estrutura, como as contas mensais de serviços essenciais como água, luz, telefone e internet. Não têm impacto direto na atividade principal, mas são fundamentais para a prestação de serviços com qualidade.
Já os custos são todos os valores financeiros que envolvem a operação da instituição, como os salários de professores e demais colaboradores, por exemplo. Se os gastos podem ser reduzidos com ações de gestão, os custos são mais difíceis de cortar sem prejudicar a operação. Por fim, as perdas são gastos imprevistos que não trazem retorno para a escola, mas são cruciais para que ela continue operando. É o caso da queima de um roteador de internet, por exemplo.
3. Gerencie os pagamentos
Entender o que e quando pagar vai além de simplesmente olhar para o vencimento das contas – que podem ser renegociadas em alguns casos. Algumas oferecem descontos quando adiantadas, enquanto outras geram juros e multas elevadas em caso de atraso. Entender a particularidade de cada despesa permite uma gestão mais organizada e possibilita terminar o mês com as contas em dia.
4. Corte custos
Cuidado com o desperdício de água, lâmpadas de maior eficiência, instalação de janelas para maior acesso à luz natural e uso de soluções criativas e inovadoras, como cisternas e placas de energia solar são algumas iniciativas que podem reduzir os custos da sua escola.
Diversas ações ajudam a economizar e ainda geram impactos positivos relacionados à educação e ao meio ambiente.
5. Produza relatórios
Relatórios financeiros são muito importantes para reunir dados e chegar a conclusões daquele determinado mês, podendo ser compartilhado com as equipes de gestão e administração. Quando conduzidos de forma transparente e clara, é possível extrair informações essenciais para as escolas trabalharem na redução de custos e ganho de eficiência.
6. Renegocie as dívidas
O planejamento financeiro também envolve a busca por soluções não preventivas para problemas presentes na instituição. É o caso de dívidas em aberto, em que a escola pode buscar por negociações a fim de minimizar os danos e manter o controle das finanças em dia.
7. Planeje o futuro
Existe uma série de ações que têm relação direta com a qualidade dos serviços ofertados pelas escolas. Entre elas incluem-se a troca de equipamentos, entre computadores e lousas digitais, passando por laboratórios de ponta. Também a manutenção da infraestrutura física, expansão para novas filiais ou até mesmo a ampliação da escola com novas salas de aula.
A organização financeira permite investir no crescimento da escola e planejar um futuro ainda melhor, aumentando a qualidade de ensino e a gama de serviços oferecidos.
8. Utilize a tecnologia
Boa parte da gestão financeira pode ser automatizada com ferramentas inteligentes que facilitam o trabalho do setor administrativo de uma escola. A contabilidade, por exemplo, passa a monitorar com maior segurança todas as mudanças na legislação tributária.
Já o RH consegue mapear com níveis inéditos de eficácia o pagamento de salários e benefícios, além do gerenciamento dos períodos de férias de colaboradores, conforme a legislação vigente. O setor de contas a pagar, por sua vez, pode abandonar as antigas planilhas preenchidas manualmente em nome de soluções mais ágeis e com menor margem para erro.
