Se você é dono de uma empresa, é essencial estar atento a todos os fatores que podem afetar o seu negócio. Um deles é o backoffice.
Em síntese, o backoffice é o responsável pelos processos de retaguarda de uma empresa. Logo, ele é essencial para que o negócio funcione bem.
Por isso, se você é gestor, é preciso dar a devida atenção a essa parte da sua empresa. Afinal de contas, o backoffice deve funcionar bem, para que a sua empresa tenha um bom desempenho.
O que é backoffice?
O termo backoffice pode ser traduzido como retaguarda. A sua função é de suporte da empresa. É ele quem busca prevenir e corrigir desvios na operação que possam atrapalhar os resultados.
Dessa forma, ele não atua na linha de frente da empresa, no front office. Porém, ele é essencial para garantir o bom trabalho da linha de frente.
É com prevenção e correção de desvios que uma empresa consegue funcionar bem. A função de backoffice é exercida por todos que prestam serviços indiretos.
Desse modo, ele se refere aos serviços que não estão relacionados com a atividade principal da empresa. Por exemplo, são todas as pessoas que não participam da produção em uma indústria. Ou seja, eles são pessoas do:
- Administrativo;
- Jurídico;
- Financeiro;
- RH;
- Estoque.
Como você deve ter notado, o backoffice é importante em todas as empresas. Isso porque, apesar de não lidar de forma direta com os clientes, eles são um grupo amplo de profissionais que fazem o negócio funcionar.
Importância
Se você tem uma empresa, é essencial cuidar bem do seu backoffice. Até mesmo as empresas que não têm departamentos, devem prestar atenção à sua retaguarda.
Com isso, as chances da empresa funcionar bem são maiores. Por exemplo, vamos imaginar uma loja virtual. O cliente colocar o produto no carrinho, fecha a compra e um processo interno começa como resultado da venda.
Se a empresa não tiver um bom backoffice, pode acontecer um atraso ou erro na separação do pedido. Além disso, podem ocorrer erros na cobrança e emissão de nota fiscal.
Pode acontecer ainda da loja vender uma mercadoria indisponível, pois ninguém sinalizou a falta do produto. Como você pode imaginar, uma verdadeira confusão pode ocorrer por causa de falhas no backoffice.
Sendo que essa confusão pode resultar, até mesmo, na perda de clientes. Afinal de contas, com tantas lojas no mercado, porque o cliente iria comprar em uma com fama de cometer erros?
Tecnologia no backoffice
A tecnologia pode ajudar e muito a sua empresa e ter um bom backoffice. De fato, essa é uma função importante demais para ser feita no caderno de anotações e de memória.
Sendo assim, se você é dono de uma empresa, automatizar a gestão interna pode ser uma boa ideia. Por exemplo, um sistema de relacionamento com os clientes (CRM) qualifica o faturamento, processo de cobrança e envio de pedidos.
Já um software de gestão empresarial (ERP), integra as diferentes áreas e garante que as informações de interesse em comum sejam compartilhadas.
Com sistemas como estes, você diminui bastante as chances de erros em sua empresa. Dessa maneira, você tem um backoffice e um front office que funcionam melhor.
Com isso, as chances dos clientes ficarem satisfeitos e comprarem novamente em sua empresa é maior. Sendo assim, o seu negócio pode crescer mais, só porque você deu a devida atenção ao backoffice.
É claro que a tecnologia não vai impedir que erros ocorram. Mas ela vai reduzir a quantidade e solucionar erros antes que isso o cliente seja muito impactado.
Bom funcionamento
Além do apoio tecnológico, alguns outros fatores que podem ajudar no bom funcionamento do backoffice são:
1- Metas: É essencial definir quais são os objetivos e estabelecer metas para o backoffice. De maneira geral, o setor de backoffice é encarregado de garantir produtividade, eficiência e qualidade.
Dentro disso, você deve definir os objetivos e metas da sua empresa. Um detalhe importante é que as metas devem ser palpáveis e concretas.
Além disso, elas devem estar adequadas para a área e o porte do negócio. Isso é essencial pois aumenta as chances das metas serem realizadas.
2- Planos: Nessa etapa você deve definir as ações do backoffice. Por isso, é preciso ter informações como infraestrutura, mão de obra e investimento.
Isso porque, o backoffice pode incluir várias ações dentro de uma empresa. Pode incluir, por exemplo:
- Contratação de pessoal;
- Treinamento de equipe;
- Compra de materiais.
Logo, para montar o planejamento, é preciso ter acesso aos dados que estão ligados às ações que serão feitas.
3- Indicadores: Os backoffice tem a importante função de acompanhar os indicadores. Sendo que os indicadores ajudam o gestor a ter uma visão ampla do negócio. Desse modo, ele pode ver o que está bom ou não.
Por exemplo, indicadores de produtividade, qualidade e satisfação do cliente podem te ajudar a corrigir falhas no negócio. Ou seja, eles ajudam você a melhorar a empresa e crescer com mais qualidade.
Como esses indicadores são de suma importância, não deixe de ter profissionais qualificados que monitorem esses dados sempre.
