Reuniões e assembleias de empresas podem ser realizadas a distância
O Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (Drei), vinculado à Secretaria de Governo Digital, publicou no Diário Oficial da União desta quarta-feira (15/4) a Instrução Normativa nº 79, que prevê dois novos formatos de encontros e decisões em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas: semipresencial e digital.
Na modalidade semipresencial, as reuniões e assembleias acontecem na sede social da empresa, mas com a possibilidade de participação e voto a distância de acionistas, sócios ou associados. A segunda alternativa é a digital, quando feitas totalmente a distância, sem a viabilidade de presença física.
Em reuniões e assembleias semipresenciais ou digitais, os acionistas, sócios ou associados poderão votar de duas formas: pelo envio de um boletim de voto a distância ou por meio de participação remota, via sistema eletrônico.
O preenchimento e a entrega do boletim, diretamente à sociedade, complementa o sistema eletrônico, que permite a participação em tempo real. Para tanto, o documento deve conter as matérias constantes da ordem do dia, orientações sobre o seu envio e indicação dos documentos que devem acompanhá-lo para verificação da identidade do acionista, sócio, associado ou representante.
Ainda conforme a norma, o sistema eletrônico adotado pela sociedade precisa garantir a segurança, a confiabilidade e a transparência do encontro e das decisões. Também deve-se preservar o direito de participação e voto a distância durante todo o processo. A gravação integral da reunião ou assembleia deverá ficar arquivada na sede da sociedade.
“Os participantes, sejam em reuniões ou assembleias semipresenciais ou digitais, deverão assinar a respectiva ata e consolidar a lista de presença com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil”, explica o presidente-executivo da Associação das Autoridades de Registro do Brasil (AARB) Edmar Araújo.
Segundo ele, reuniões virtuais já são uma realidade em muitas empresas. “Devido às restrições impostas pela pandemia do Coronavírus, a regulamentação é bem vinda para evitar aglomerações e preservar a saúde dos colaboradores e acionistas, sem paralisar o fluxo de trabalho das empresas, com a segurança que só o uso do certificado digital no âmbito da ICP-Brasil proporciona”, completa Araújo.
