Como a Alpargatas conseguiu conectar 17 mil colaboradores ao redor do mundo através de uma empresa líder de soluções em nuvem

Como parte de um processo de reestruturação tecnológica e cultural da empresa, implantação e gerenciamento de ecossistema de inovação teve como foco a experiência dos colaboradores

Promover a integração dos times, indo além da transformação digital. Esse era o principal desafio da Alpargatas, quando iniciou seu processo de mudanças inovadoras, há dois anos. A troca de gestão, uma nova sede e a necessidade de criar um ecossistema que fosse capaz de migrar todos os dados, operações e iniciativas da companhia para a nuvem, fizeram com que a multinacional brasileira de calçados e artigos esportivos recorresse à expertise da Gentrop. A empresa é especializada em implantação, mudança de cultura e engajamento e gerenciamento de ecossistemas de inovação, e tem como principal diferencial a experiência de valor centrada nas pessoas.

Antes da migração, a empresa possuía ambientes e formas de trabalhar muito tradicionais, as trocas de informações levavam muito tempo, acarretando demora nas tomadas de decisões e, principalmente, no tempo de respostas em seus processos internos. Com as soluções desenvolvidas pela Gentrop, foi possível não apenas proporcionar a transformação digital para adaptação dos processos, mas também promover o engajamento das equipes, a partir da criação e utilização prática deste ambiente de recursos integrados.

“A Alpargatas nasceu com um DNA de estar muito conectada com a sociedade, as pessoas e os consumidores. Depois da década de 90, a empresa começou a grande campanha de democratização do uso de chinelos no Brasil, com o slogan ‘Havaianas, todo mundo usa’. Então, nossa missão é construir as marcas mais desejadas e hiperconectadas do mundo. Até agora, está sendo fantástica a experiência com a Gentrop. As soluções nos estimulam a inovar e a trazer novas experiências, para continuar essa construção que começamos”, declara Roberto Funari, CEO da Alpargatas.

Implantação e aumento na produtividade

O projeto de mudança foi implantado em âmbito global e envolveu os colaboradores das unidades no Brasil, Estados Unidos, China, Colômbia e de filiais estabelecidas na Europa, que passaram a utilizar as soluções desenvolvidas pela Gentrop para o Google Workspace.

“Começamos com a mudança do provedor de e-mail e, aos poucos, fizemos a implantação dos outros recursos disponibilizados pela plataforma, como chat, conferências, criação de novos portais em google sites e compartilhamento de documentos, em um ambiente de máxima segurança, onde os colaboradores tinham acesso a tudo o que fosse preciso. Iniciamos pela área administrativa e, pouco tempo depois, fizemos a integração dos colaboradores das fábricas, totalizando 17 mil pessoas ao redor do mundo”, conta Alline Antóquio, diretora de Vendas Google na Gentrop.

Redes sociais corporativas e seu poder de integração

Pensando em criar um ambiente remoto para a integração dos times, a Gentrop sugeriu também a implantação de uma rede social corporativa, por meio do Google Currents. A funcionalidade passou a ser o ponto de encontro de todos os colaboradores e foi desenvolvida em duas frentes, uma como um grupo único, mundial, e otra  formada  por grupos regionais.

“O Currents, rede social corporativa do Google Workspace, é conectado às outras ferramentas, como e-mail, agenda, Drive e mantém de forma segura as informações, com um login único e integrado. Na prática, isso contribui também para a produtividade, já que as pessoas não precisam ficar mudando de aplicativo para cada atividade. Empresas como a Alpargatas, têm demonstrado uma grande preocupação com as pessoas, de como cuidar de sua saúde mental e garantir que estejam conectadas com a companhia. E a rede social traz essa inclusão e proximidade”, complementa Alline.

Todas essas inovações aplicadas na Alpargatas foram responsáveis por uma nova cultura organizacional, onde o remoto passou a ser um modelo de trabalho benéfico, capaz de promover o bem-estar e ampliar a colaboratividade. A utilização do Google Workspace foi capaz de descentralizar a comunicação, dando identidade e voz ao colaborador, que passou a comentar e participar de todas as iniciativas da empresa.

“Como parceiros reconhecidos do Google e Salesforce, cuidamos do licenciamento e implementação, e atuamos diretamente na gestão de mudança e transformação, explorando todas as funcionalidades das soluções de forma profunda e adequada. Além das demandas que partem dos clientes, estamos em constante movimento, sugerindo melhorias e expansões dentro dos aplicativos. Esses diferenciais nos trouxeram reconhecimentos e certificações pelas grandes plataformas”, destaca a executiva.

Presencial, com segurança

O AppSheet, um dos apps complementares recém-chegados ao pacote Google Workspace, permitiu que a Gentrop desenvolvesse um aplicativo voltado para o retorno gradativo ao escritório, com segurança aos colaboradores , neste  momento em que algumas atividades presenciais foram retomadas. Além de integrar todos os recursos do Workspace, o aplicativo conta com um mapa do local, que permite que o colaborador escolha e reserve sua mesa para ida ao escritório (nas unidades da Alpargatas em São Paulo e Rio de Janeiro). Automaticamente, o colaborador recebe um convite na sua Agenda Google e o líder é notificado com 48h de antecedência.

Além de agendar o teste de covid-19 automaticamente para o colaborador, o app traz integração com a equipe médica responsável por analisar a saúde do colaborador e possibilita a visualização de todos os agendamentos do teste de covid-19 no Google Agenda. Os resultados do teste são inseridos no app e caso o resultado dê positivo para Covid, o app bloqueia o agendamento do colaborador nos dias seguintes.  O AppSheet possibilita agilidade tanto no desenvolvimento quanto no seu uso. O app foi desenvolvido em apenas 7 dias pelo time da Gentrop e o colaborador pode realizar a sua reserva em apenas 30 segundos.

Tecnologia que promove educação

Em parceria com o Instituto Alpargatas e com a Prefeitura de Campina Grande (PB), a Gentrop apoiou , ainda, o sistema de aprendizagem integrado e inovador da primeira escola pública digital do estado. Como parte do projeto Digital School, a Escola Municipal Manoel Francisco da Mota recebeu 20 chromebooks e uma estação de recarga (carrinho de Chromebooks). Todos os professores  passaram por capacitação para uso dos dispositivos e dos aplicativos Google no contexto educacional com os times da Gentrop no ano de 2020 e 2021.

O objetivo foi promover a inclusão digital com a tecnologia Google e possibilitar a realização de aulas remotas, durante o período da pandemia. No retorno às aulas presenciais, será possível continuar com o uso das tecnologias no ambiente escolar ao levar o carrinho cheio de Chromebooks para dentro da sala de aula.

O ano de 2020 trouxe muitos desafios e aceleraram a transformação digital também em muitas iniciativas do Instituto. O Prêmio de Educação Aluno e Educador Nota 10 recebe inscrições de 13 municípios, 387 escolas e 3.902 alunos. Todo o processo agora é digital com o uso do Google Formulários e com a parceria da Gentrop, todo o processo agora é também automatizado. As inscrições são armazenadas de forma segura no Google Drive e os dados geram um Dashboard em Data Studio. Toda a avaliação também é online por uma banca examinadora e os certificados são gerados automaticamente para todos os participantes. As inscrições podem ser feitas de qualquer lugar e qualquer dispositivo, sem necessidade de locomoção e emissão de carbono. O grupo que valida as inscrições e a banca de avaliadores terá redução de mais de 100 horas de trabalho, com uma economia de uso de mais de 5 mil folhas de papel.

“Na nossa visão de ser global, digital, inovadora e sustentável, essa transformação digital era fundamental e essa parceria com o Google caiu como uma luva na nossa estratégia. As soluções vieram para nos ajudar a dar um grande salto, para construirmos os próximos 100 anos da Alpargatas”, comenta José Daniello, diretor de People da Alpargatas.