eSocial: Prazo para fechar a folha de pagamento acaba hoje

Especialistas explicam os impactos e consequências do novo sistema para enviar as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias no Brasil

A folha de pagamento deverá ser fechada hoje, dia 07 de fevereiro, no novo sistema do eSocial (Sistema de Escrituração Digital de Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) por 1,24 milhão de empresas de médio porte.

O eSocial foi instituído pelo Decreto 8.373/14 e consiste em uma nova forma de enviar ao Governo Federal (Ministério do Trabalho, Receita Federal, Previdência Social e Caixa Econômica Federal (gestora do FGTS), as informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias para um único banco de dados na internet.

O objetivo é que todos os sistemas de gestão de pessoas do Brasil sejam alterados por meio do eSocial, para unificar e simplificar a entrega das informações. “Desse modo, todas as empresas privadas e públicas do país, incluindo as micro e pequenas empresas, microempreendedores que possuam empregados, assim como os empregadores domésticos, deverão fazer uso deste sistema de registro de dados”, explica Geovana Caroline da Silva, advogada trabalhista no Theon de Moraes Advocacia Empresarial.

Maior poder de fiscalização e garantia dos direitos dos trabalhadores

Para os trabalhadores, o eSocial servirá como uma forma de garantir os direitos trabalhistas, uma vez que estes terão acesso a todos os dados de sua relação de trabalho, através da internet.

“Para os empregadores, o eSocial servirá como meio de unificar e facilitar a administração de informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS”, aponta Felipe Shahin Franco, contador e sócio fundador do escritório EFE Contabilidade e Auditoria e Grupo EFE Soluções Empresarias.

eSocial impõe obrigações, mas também benefícios às empresas

Embora gere novas obrigações às empresas, o eSocial também poderá trazer benefícios. “A enorme quantidade de arquivos e de documentos que ocupam grande espaço e demandam uma excelente organização, foi substituída por uma ferramenta online que proporciona praticidade ao processo de organização e acessibilidade como um todo”, afirma o contador.

Para Leonardo Theon de Moraes, advogado especialista em Direito Empresarial, o processo de adaptação das empresas na implantação do eSocial, deve ser visto como uma oportunidade para que elas se organizem e melhorem seus processos e produtividade.

eSocial visa combater a sonegação e informalidade

Já que a plataforma facilitará a fiscalização em relação a sonegação de impostos, é provável que ocorra aumento do risco de penalidades às empresas. “Isso porque todas as informações estarão centralizadas nas plataformas do governo, e com isso tornará mais ágil a fiscalização”, esclarece Theon de Moraes.

Por isso, é importante que as empresas estejam atentas para que as informações sejam enviadas dentro do prazo e de forma correta. O advogado aconselha que os sócios e gestores se aprofundem nos conhecimentos da legislação vigente que trata da implantação do e- social, bem como da legislação trabalhista.

“Eles deverão acompanhar as constantes mudanças nas leis e prazos para fornecimento de informações e investir em treinamento de seu pessoal para manter a empresa dentro das exigências trazidas pelo eSocial”, acrescenta Luana Martimiano de Oliveira, auxiliar Jurídica no Theon de Moraes Advocacia Empresarial

Impacto na gestão e cultura das empresas

O eSocial impactará de forma direta e significativa na gestão e cultura das empresas, obrigando diversos departamentos a se envolverem no processo de implantação e fornecimento de informações. Felipe Shahin Franco diz que isso exigirá a criação de processos internos que reduzam ou eliminem o tempo até a transmissão dentro do sistema.

Impacto na esfera trabalhista

O especialista conta que no futuro, o magistrado terá acesso ao sistema e todas as informações prestadas e haverá a integração da esfera administrativa e judicial. Dessa forma, será possível utilizar informações constantes do eSocial em confronto com documentos apontados em inicial.

Os advogados trabalhistas devem orientar os clientes de forma consultiva e realizar corretamente todos os procedimentos previstos em legislação trabalhista em uma relação laboral. “É de suma importância deixar claro que o preenchimento das informações será por meio digital, e assim, terá que seguir os aspectos da legislação trabalhista, previdenciária e tributária”, destaca a advogada trabalhista Geovana Caroline da Silva.

Ela explica que isso poderá prevenir e evitar o risco da interposição de ações trabalhistas e possíveis condenações das empresas que não repassarem as informações corretas ao sistema.

Multas e punições

É importante evidenciar, que não há previsão em lei de penalidades para empresas que não se adequarem ao e Social, no entanto, válido dizer, que pela legislação trabalhista, previdênciária e tributária existem disposições de multas, para aqueles que omitem informações dos órgãos públicos.

“Por isso a atenção deverá ser redobrada, os advogados devem alertar os clientes sobre o envio de todas as informações ao sistema de forma correta e segura, a fim de evitar possíveis problemas jurídicos”, enfatiza Theon de Moraes.

Assim, deve haver uma grande mudança cultural nos processos de gestão das empresas. “Vivemos um grande marco trabalhista, pois as atuais mudanças reforçam a importância da evolução tecnológica, agora atingindo diretamente as relações de trabalho”, conclui Felipe Shahin Franco.

Leonardo Theon de Moraes

Advogado, graduado em direito, com ênfase em direito empresarial, pela Universidade Presbiteriana Mackenzie, inscrito na Ordem dos Advogados do Brasil, Seção de São Paulo (OAB/SP) sob nº 330.140. Sócio fundador do escritório Theon de Moraes Advocacia Empresarial (www.theondemoraes.com.br).

Geovana Caroline da Silva

Advogada trabalhista no Theon de Moraes Advocacia Empresarial (www.theondemoraes.com.br), graduada em direito pelo Centro Universitário de Campo Limpo Paulista/SP, Pós-graduanda em Direito e Processo do Trabalho pela Faculdade Damásio.

Luana Martimiano de Oliveira

Auxiliar Jurídica no Theon de Moraes Advocacia Empresarial, graduada em direito pela Universidade Presbiteriana Mackenzie.

Felipe Shahin Franco

Contador, graduado em Ciências Contábeis pelo Centro Universitário Padre Anchieta, inscrito no Conselho Regional de Contabilidade do Estado de São Paulo (CRC/SP) sob o n. SP291504 /O-3. Pós-Graduado e Especialista em Gestão Estratégica de Pessoas pela Fundação Instituto de Administração FIA, diretor cultura da CONT – Associação dos Contadores de Jundiaí e Região, palestrante, auditor e consultor trabalhista, professor em diversas Instituições. Sócio fundador do escritório EFE Contabilidade e Auditoria e Grupo EFE Soluções Empresarias (www.grupoefe.com).